CASO 1 - Elaboración de un Procedimiento Específico
Descripción del trabajo a realizar
Ver libro, página 39.
Datos
Ejemplos
Procedimientos administrativos de la Universidad de Navarra:
 1_1.pdf - Pruebas para el acceso a la Universidad
1_2.pdf - Gestión de proyectos y trabajos fin de carrera
1-3.pdf - Preinscripción
1-4.pdf - Aplicación de cuadros de equivalencias entre escalas de calificaciones de los sistemas educativos extranjeros
1-5.pdf - Traslados de expedientes de estudiantes que van a iniciar estudios en otra Universidad
1-10.pdf - Matrícula
1-18.pdf - Convocatoria general de becas del MEC
 gestion_economica_uva.jpg - Pago de facturas a proveedores y personal extrauniversitario
Fuentes
 CPQC-1-Guía para la elaboración de un procedimiento específico.doc
Estructura de los procedimientos.pdf
Otras fuentes
Senlle, A.; Vilar, J. (1996). ISO 9000 En las empresas de Servicios. Ediciones Gestión 2000.
(Ver capítulo 7 dedicado a realizar un manual de calidad)
Comentarios y recomendaciones
El objetivo de esta práctica no es hacer un manual de calidad, sólo conocer qué es un procedimiento específico, su estructura y rigor que se debe tener en cuenta a la hora de realizarlo.
La elaboración de un procedimiento específico no es una tarea fácil. Se requiere conocimiento del propio proceso y de los SGC algo que no siempre coincide en una misma persona. Por ello, en muchos casos la elaboración de un procedimiento tampoco lo realiza una persona aislada aunque siempre deba existir un responsable del mismo. Como en otros muchos casos la mejor manera de aprender es ir de la mano de alguien o trabajar en algún equipo en el que ya existan especialistas. Otra posibilidad más autodidacta consiste en disponer de la documentación propia de algún SGC de una organización e ir analizado sus documentos. Esta opción presenta varios problemas, el primero es que no existe mucha documentación de este tipo, ni siquiera en Internet, pues es considerada sensible por las empresas y por ello no la proporcionan. Además, en todo caso habría que ser muy cuidadoso pues esos mismos procedimientos pueden tener fallos o enfoques poco adecuados a nuestro caso particular.
Un aspecto crucial para el desarrollo de todo procedimiento es saber acotar el/los procesos a los que se refiere. Qué es o qué se debe considerar un proceso es algo que depende mucho del nivel de detalle con el que se observe, y del interés que dicho proceso tiene para nuestro hacer. Así, en un departamento de fotogrametría digital el escaneado de una fotografía puede ser un proceso de interés y para otra empresa la restitución puede ser toda ella considerada como un proceso.
Los procedimientos específicos tienen su nivel propio en el sistema documental y este nivel debe ser el adecuado, sin llegar a un detalle excesivo, y más propio casi de instrucciones de trabajo, o a un nivel más alto y propio de un procedimiento más general. Es importante definir el “grano” con el que se va a trabajar en cada nivel, de manera que los procedimientos sean homogéneos en este sentido.
Para desarrollar esta práctica lo más conveniente es usar la experiencia propia y pensar en una organización que desarrolla la actividad propuesta, considerando su estructura, personal, trabajos, etc., de tal manera que el procedimiento “encaje”. Por tanto es importante la idea de sistema, tanto de cómo funciona la organización como de cómo funciona la parte documental del SGC.
Lo anterior permitirá escribir un procedimiento que irá haciendo referencia a otros documentos (normas, especificaciones, procedimientos, formularios, manuales, etc.) que debemos imaginarnos que existen y que cubren otros procesos que deben regularse.
Si nuestro interés es preparar un SGC para nuestra empresa con el objetivo de conseguir, por primera vez, la certificación se recomienda siempre que esto lo realice una consultoría especializada que, además, sabe qué exigencias y gustos concretos tiene el organismo que va a hacer la auditoria al sistema.
Las empresas acreditadas en España se pueden encontrar en:
http://www.enac.es/html/search4.php
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